Digitale Sprachverarbeitung verkürzt Reaktionszeiten erheblich

Nach Rückkehr ins Büro wurden die Kassetten an die jeweils zuständige Kollegin vom Schreibdienst verteilt und die Transkription begann. Jetzt, mit dem digitalen Diktat, stecken die Ingenieure ihre Philips Digital Pocket Memos in die Docking Station. Die Diktate sind damit im Diktatworkflow Philips SpeechExec Pro verfügbar und können von den vier Schreibkräften flexibel untereinander je nach Arbeitsauslastung verteilt werden. Auch der Versand der Sprachdateien noch von unterwegs per Mobilfunk ist möglich. Philips-Partner Hoffbauer hatte Bartling seinerzeit von der analogen in die digitale Welt begleitet und betreut das Unternehmen seitdem in allen Fragen der Sprachverarbeitung. Nils Bartling: „Mit der digitalen Sprachverarbeitung sind Gutachten heute wesentlich schneller erstellt. Das verkürzt in der Folge unsere Reaktionszeit gegenüber dem Kunden enorm.“ Der Ingenieur schätzt auch die Markierungsfunktion, über die sich Diktate im Workflow einfach priorisieren lassen.

Diktate unterwegs zwischen Büro und Home Office

Für die Schreibkräfte ist die Nachvollziehbarkeit ein großer Vorteil. Wenn Kassetten immer wieder überschrieben werden, kann man nicht – wie jetzt – im Zweifel noch einmal die vorige Version im Archiv nachhören. „Auch die Übersicht über den jeweiligen Status der Diktate ist sehr komfortabel“, so Office Assistant Maren Hein. „Man sieht, welche Schreibkraft gerade welches Diktat bearbeitet und kann flexibel per Mausklick umschichten. Das ist natürlich besonders dann immens wichtig, wenn wie derzeit auch vermehrt vom Home-Office gearbeitet wird.“ Über die verschiedenen Standorte hinweg können sich die Schreibkräfte damit über den Stand der zu erledigenden Tätigkeiten austauschen.

Optimale Lastverteilung durch Diktatworkflow

Hinzu kommt die im Vergleich zu den früheren Kassetten (die immer wieder überspielt wurden) deutlich bessere Tonqualität. Auch Nebengeräusche, wenn jemand etwa im Auto diktiert, werden gut herausgefiltert. Man sieht außerdem die Diktatlänge, wodurch sich die Schreibkräfte besser abstimmen können. Denn jeder Diktierende spricht unterschiedlich schnell und auch mehr oder weniger kompakt. Ein Diktat von Ingenieur A kann zum Beispiel, obwohl nur zehn Minuten lang, mehr Arbeit machen als die zwanzigminütige Aufnahme seines Kollegen. Dies wissen die Schreibkräfte, sehen es im Workflow und können sich die Arbeitslast auf Basis dieses Wissens optimal einteilen. Das Resultat wiederum: Gutachten, aber auch Freigaben der Angebote oder Rechnungen sind heute in deutlich kürzerer Zeit erstellt als noch vor Einführung des digitalen Diktats. Besonders in der „Hochsaison“ – für Sachverständige meist die Zeit der Elementarschäden (Hochwasser, Herbst- und Winterstürme) –, wenn das Diktatarbeitsaufkommen besonders hoch, kann die Sachverständigengemeinschaft Bartling damit ihren Ruf als schneller, agiler Dienstleister weiter festigen.