Van analoog naar digitaal

Advocatenwerk, dat betekent dat de papiermolen draait. Meester de Smet vertelt hoe dat vroeger verliep: “10 jaar geleden werkten advocaten met dicteerapparaten en cassetten. Karretjes met alle papierwerk voor het dossier reden rond in het advocatenkantoor, e-mails werden uitgeprint, de cassetten werden uitgetypt en verzameld, de post werd in bakjes verdeeld, het ging om heel, heel veel papier. Elke advocaat had uiteindelijk verschillende papieren dossiers op zijn bureau, een heel omslachtige manier van werken, waar heel veel tijd aan verloren ging. Dat is in deze digitale tijden toch anders.” De advocaat-vennoot windt geen doekjes om de keuze voor digitaal: “Al in 2014 kozen we resoluut voor digitale oplossingen voor onze papierwinkel. Ook dicteren pakten we digitaal aan met Philips SpeechLive. Ik vraag me af hoe ik ooit zonder kon. De dicteerapparaten met bijbehorende software gebruiken we via een lokale server, de secretaresses typen onze dictaten uit en delen ze digitaal met iedereen die het dossier mee opvolgt. Dat is vandaag zo voor alle documenten, de overbodige stappen zijn weggevallen.“

De impact van de coronacrisis 

De voordelen van SpeechLive in de cloud 

Als we de advocaat-vennoot vragen naar de voordelen voor de advocaten, voor zichzelf en de klanten, dan komt er een duidelijk antwoord. “De voordelen liggen voor de hand,“ vertelt Meester De Smet, “elke medewerker van het dossier is altijd volledig op de hoogte, we delen alle informatie digitaal, ook de dictaten. SpeechLive is zeer stabiel, het dicteerapparaat is makkelijk in gebruik en – als het nodig is – gebruiken we de app via de smartphone, die dezelfde mogelijkheden heeft als het dicteerapparaat. Voor mezelf is het grootste voordeel dat ik de zaken snel kan opvolgen. Ondernemingsrecht wijzigt snel, dicteren via een performant systeem en dito software maakt het mogelijk om bij te blijven. Dat kan overal en op elk moment met SpeechLive via de cloud.“ En voor de klanten? Meester De Smet voegt nog toe en besluit: “Voor klanten betekent het tijdswinst, een sneller verloop van hun dossier en minder kosten. Dat is duidelijke winst voor hen. Dicteren en digitaal verzenden gaat sneller dan het zelf doen, daarvoor heb je wel een performant systeem nodig, maar SpeechLive maakt zijn beloftes 100% waar. En dan nog een boodschap voor elke confrater: analoog werken, dat is de oudheid. Het is tijd om de koudwatervrees naast zich te leggen en te kiezen voor de toekomst, digitale oplossingen voor dicteren. Het maakt de flexibiliteit mogelijk die elke klant verwacht."