Tijdsbesparing en lagere kosten

Strategische implementatie

In het najaar van 2011 zijn de spraaktechnologie partner Chader Voice Technology van de politieafdeling van Waite Park en de kantoormanager van de afdeling overeengekomen om van de huidige recorders naar de Philips digitale spraakapparatuur over te gaan. De eerste stap was de agenten uit te rusten met Philips Pocket Memo digitale draagbare recorders, waarmee ze altijd en overal dictaten op kunnen nemen en overdragen naar een veilige cloud-gebaseerde opslaglocatie, wat de workflow efficiëntie enorm verbeterd.

“In plaats van te wachten tot het einde van hun ploeg, hebben onze medewerkers nu toegang tot deze opnames zodra ze geüpload zijn”, zegt Tim Deschene, agent en rechercheur bij Waite Park politieafdeling, die de uitvoering leidt. “Toen we deze switch deden hebben we niets dan positieve reacties van de andere agenten gekregen.”

Een paar maanden later voorzag Chader Voice Technology het bureau met Philips SpeechMike dicteermicrofoons, geïntegreerd met Dragon NaturallySpeaking spraakherkenningssoftware, die de woorden van de agenten automatisch transcriberen terwijl zij spraken. Voor een accurate transcriptie moet de Dragon software de stem van de spreker leren. Hierdoor zijn er misschien een aantal trainingsessies nodig omdat de technologie zich aan de unieke spraakvariaties van elke gebruiker aanpast. Vóór de volledige implementatie heeft Waite Park Dragon strategisch getest met slechts drie agenten: één die van nature snel sprak, één die rustig sprak, en de derde die luid sprak. Met een beetje geduld van de agenten begon de software hun spraak te transcriberen met 95 tot 98 procent nauwkeurigheid. Alle Waite Park agenten die de Philips SpeechMike gebruiken, transcriberen nu door gebruik te maken van de software.

“Er is een leercurve”, zegt Deschene. “Maar zodra je hierover heen bent, geeft Dragon je direct resultaat en is definitief de eersteklas methode om uw spraak in tekst te veranderen.”

SpeechMike hoogste rating voor Dragon

De aanpassing van Waite Park aan Dragon NaturallySpeaking werd waarschijnlijk versterkt door de superieure compatibiliteit van Philips SpeechMike met de software. De SpeechMike werd bekroond met de hoogste rangindeling voor spraakherkenning door Nuance, de ontwikkelaar van Dragon NaturallySpeaking, die de Philips technologie heeft vergeleken met vier andere leveranciers m.b.t. tests voor microfoonkwaliteit en opnameduidelijkheid.

De SpeechMike is ook ideaal voor drukke, lawaaierige omgevingen zoals politiebureaus. De vrij zwevende microfoon elimineert aanraak- en klikgeluiden alsmede achtergrondgeluiden. Uitstekende opnamekwaliteit wordt bereikt door een zeshoekige roosteromgeving rondom de microfoon en een speciaal geïntegreerd filter. Dit zorgt voor perfecte resultaten, zelfs tijdens het dicteren dicht bij de microfoon. 

Uitgerust met bewegingdetectie activering, wordt de Philips SpeechMike automatisch op stom geschakeld wanneer het op een tafel wordt geplaatst en de microfoon wordt weer aangezet wanneer het wordt gepakt. Deze functie kan nuttig zijn bijvoorbeeld bij binnenkomende gesprekken of in noodsituaties. Bovendien zijn de behuizing en de knoppen van de SpeechMike gemaakt van antimicrobiële kunststof, wat het beschermt tegen ziektekiemen.

Tijdsbesparing en lagere kosten 

“Door het elimineren van de transcriptiestap op het bureau door SpeechMike en Dragon, bespaart elke Waite Park agent ongeveer tien uur per week”, schat Deschene. Verder verlaagt de afdeling haar arbeidskosten doordat transcriptionisten van thuis uit kunnen werken wanneer dat nodig is en sturen voltooide transcripties via e-mail naar agenten ter beoordeling. Dit betekent dat rapporten veel sneller kunnen worden voltooid. Rechercheurs en leidinggevenden kunnen ook toegang hebben tot dictaten en interviews die door andere agenten uitgevoerd zijn binnen de dicteer- en transcriptiesoftware SpeechExec. Ze kunnen dus ook elders werken en hun documenten met een snellere doorlooptijd voltooien.

“Als u, net zoals wij, geen kantoorpersoneel hebt dat 7 dagen per week/24 uur per dag werkt, is het meer efficiënt, zelfstandig werken een belangrijke bonus”, zegt Deschene. “ Philips spraakoplossingen stellen ons in staat om opnamen naar de cloud te brengen, zodat onze medewerkers er overal toegang op hebben en dat op elk gewenst moment. Dat, gecombineerd met de SpeechMike of Pocket Memo en Dragon spraakherkenning, maakt de Philips technologie een grote tijdsbesparing voor onze afdeling.”